Rechnungen verschlüsseln

[healthconcepts]

Hallo!

Silke hatte im Kurs angesprochen, dass Rechnungen nur Passwort-geschützt verschickt werden dürfen. Wie macht ihr das?
Rechnung als pdf mit PW?
Oder muss die ganze Email verschlüsselt sein, sobald dazu Austausch über gesundheitsrelevante Daten für den Kunden statt finden, z.B. wenn der Patient schon ein kurzes Statement zum Labor wünscht (zur Beruhigung), weil der Termin noch etwas hin ist.

Viele Grüße aus München

[Gabi Rendler]

Silke hat schon recht- eigentlich muss man das verschlüsseln. Ich hab für mich aber entschieden dieses Risiko zu gehen und die Rechnungen per Mail normal als pdf-Anhang zu verschicken. Die Patienten nehmen ja schon per Mail- unverschlüsselt - Kontakt mit mir auf. Dann kann ich davon ausgehen dass ich da auch drauf antworten darf unverschlüsselt. Bevor ich die Rechnung schicke, schick ich ne kurze Mail und frage, ob das so ok ist - oder ob sie es lieber per Post wollen. Bisher hat noch keiner nein gesagt. Alle fanden es ok so. Freuen sich sogar über die pdf-Version weil sie es ja dann auch so, per pdf an die Versicherungen weiterleiten. Und mit dieser "Erlaubnis" kann ich mir auch nicht vorstellen dass es je zu Ärger kommen wird. Nicht mit meinen Patienten. Aber das muss jeder selber entscheiden, ob er dieses "Risiko" gehen möchte oder nicht. Rechtlich ganz korrekt wäre es auf jeden Fall, die Rechnung zu verschlüsseln.

[Silke Uhlendahl]

Ich mache das direkt mit PIN via Lemniscus.

Ich bin damit sehr zufrieden und möchte das Programm nicht mehr missen.

[healthconcepts]

Du erwähnst ja schon häufig Lemniscus, Silke. Das ist super, dass du damit zurecht kommst. Aber hast du auch für uns alle anderen, die nicht mit diesem Progamm arbeiten möchten eine Antwort? :-)

[Silke Uhlendahl]

Ich erwähne Lemniscus so oft, weil ich damit so zufrieden bin und das als absolute Erleichterung in der Praxis erlebe und das Preis-Leistungs Verhältnis schätze.

Aber in aller Deutlichkeit: man muss KEIN ABRECHNUNGSPROGRAMM NUTZEN. Es ist keine Pflicht. Es gibt weitere bestimmt auch gute Programme. 

Fühl dich bitte nicht durch meinen Rat oder meine Empfehlung gedrängt - ich habe viele Jahre ohne Programm gearbeitet vor DSGVO, GOBD usw. heute würde ich es nicht mehr machen.

Zu deinem Anliegen:



Rechnungen müssen GOBD konform sein.



Das bedeutet: eine Rechnung muss unveränderter sein.






Wenn du eine Rechnung digital speichern und versenden möchtest, benötigst du eben GOBD konforme Technik.

Hier kannst du dazu was finden:

https://www.lexware.de/fileadmin/lego/un...ellung.pdf

https://www.verband-e-rechnung.org/archi...austausch/

Da ich keine Zeit auf Recherche für andere Tool aufwenden wollte, war ich froh alles in einem Paket zu haben. 

Lexware bietet auch Lösungen an, da kannst du dich ja mal einlesen.

Du musst ohne GOBD zertifiziertes Abrechnungsprogramm dann andere Lösungen für dich suchen, um alle Office Dokumente revisionssicher zu machen.

Grundsätzlich kannst du dann die revisionssicheren PDF Dateien mit einem Passwort schützen und  ssl - verschlüsselt ( heute normal) per Mail versenden.

Die Mail ist dabei nur der Briefumschlag und muss nicht archiviert werden.


Rechnungen nicht GOBD konform zu erstellen geht natürlich auch so:

Mit der Hand schreiben oder am PC und dann komplett löschen und ausdrucken und abheften und mit der Briefpost versenden.
Wird eine Rechnungskopie digital gespeichert : gilt wieder alles wie oben.


Fazit:  ein PDF speichern und versenden ist so nicht mehr erlaubt und unverschlüsselt kommt neben GOBD noch DSGVO Verstoß dazu...


Zu deiner Frage:

Oder muss die ganze Email verschlüsselt sein, sobald dazu Austausch über gesundheitsrelevante Daten für den Kunden statt finden, z.B. wenn der Patient schon ein kurzes Statement zum Labor wünscht (zur Beruhigung), weil der Termin noch etwas hin ist.

Ja -  sobald gesundheitsrelevante Aussagen in der Mail besprochen werden muss das ganze Dokument  aus dem diese Daten hervorgehen, verschlüsselt sein.
Also hier die Antwort nicht so in die Mail schreiben, sondern dann auch in verschlüsseltem Anhang oder Link. Dann ist die Mail eben nur der "Briefumschlag".

[Silke Uhlendahl]

Silke hat schon recht- eigentlich muss man das verschlüsseln. Ich hab für mich aber entschieden dieses Risiko zu gehen und die Rechnungen per Mail normal als pdf-Anhang zu verschicken. Die Patienten nehmen ja schon per Mail- unverschlüsselt - Kontakt mit mir auf. Dann kann ich davon ausgehen dass ich da auch drauf antworten darf unverschlüsselt. Bevor ich die Rechnung schicke, schick ich ne kurze Mail und frage, ob das so ok ist - oder ob sie es lieber per Post wollen. Bisher hat noch keiner nein gesagt. Alle fanden es ok so. Freuen sich sogar über die pdf-Version weil sie es ja dann auch so, per pdf an die Versicherungen weiterleiten. Und mit dieser "Erlaubnis" kann ich mir auch nicht vorstellen dass es je zu Ärger kommen wird. Nicht mit meinen Patienten. Aber das muss jeder selber entscheiden, ob er dieses "Risiko" gehen möchte oder nicht. Rechtlich ganz korrekt wäre es auf jeden Fall, die Rechnung zu verschlüsseln.

Du den "Ärger" bekommst du auch nicht mit deinen Patienten - im Falle einer Betriebsprüfung mit dem Prüfer.
Das Risiko ist dann dass es zu Steuerschätzungen kommt.

Hier ist recht aktuell noch mal eine Zusammenfassung:

https://www.lexoffice.de/wp-content/uplo...office.pdf

[Donna44]

Es gibt inzwischen sehr einfache Wege, um Rechnungen zu verschlüsseln. Meine Berufshaftpflicht macht das so und schickt mir dann ein Passwort zu Öffnen der Datei. Mag sein, dass dies auf dem ersten Blick kompliziert ist, doch die gesetzlichen Bestimmungen geben das leider so vor.